Aanpassen aan thuiswerken: de belangrijkste lessen die tot nu toe zijn geleerd en de beste werkwijzen

De COVID-19-crisis heeft de dynamiek op de werkplek drastisch veranderd en steeds meer bedrijven bieden hun werknemers de optie 'thuiswerken' aan. De crisis is een test gebleken voor op technologie gebaseerd werken op afstand. Elke dag leren werknemers nieuwe manieren om de productiviteit te verbeteren en effectief in contact te komen met collega's, partners en klanten met behulp van externe methoden.

Deze test zal ook de efficiëntie van organisaties onthullen bij het beheren van werknemerstaken, projectfasen en het behalen van klantdoelstellingen.

Op dit moment kunnen we de resultaten van deze test niet volledig evalueren; we kunnen echter bepaalde maatregelen toepassen om het succespercentage te evalueren. Het is een paar weken geleden dat de werkplek gedwongen werd om op afstand te gaan en bedrijven over de hele wereld zijn verstoord. Tegelijkertijd hebben we nieuwe manieren geleerd om met dit model zaken te doen. Laten we de lessen die tot nu toe zijn geleerd onderzoeken.

Belangrijkste geleerde lessen en gemaakte observaties tot nu toe

1) Na COVID-19 zal de bedrijfsruimte voor altijd veranderen. Bedrijven investeren in functies die het voor hun werknemers toegankelijker en gemakkelijker maken om verbinding te maken vanaf externe locaties. Zelfs als de pandemie vertraagt, zou het nog lang duren voordat de wereld weer 'normaal' wordt. Aangezien steeds meer mensen zichzelf bijscholen om hun werk vanaf afgelegen locaties te leveren; het zou natuurlijk zijn dat bedrijven zouden gaan nadenken over hun investeringen in fysieke infrastructuur en we zouden een aanzienlijke afname van kantoorruimte kunnen zien. Enkele dagen geleden zinspeelde een van de leiders van TCS op de mogelijkheid dat bedrijven op 25% van hun capaciteit vanuit kantoor zouden kunnen opereren; de rest zou op afstand operationeel zijn.

2) Om hun taken effectief uit te voeren, moeten werknemers goed met elkaar omgaan. E-mails en chats doen het werk om ons verbonden te houden, maar ze slagen er niet in om ons op de juiste manier te betrekken. Dit is de reden dat de vraag naar conferencing-apps zoals Zoom en Microsoft Teams exponentieel is gestegen. Over cijfers gesproken, Zoom meldde in maart 2020 een toename van 700% van het dagelijkse aantal gebruikers. De pandemie heeft mensen letterlijk naar dergelijke platforms geduwd en bedrijven achter deze platforms investeren agressief om de hele 'virtuele conferentie-ervaring' flexibel te maken.

3) Aan de psychologische kant zal de verschuiving naar een afgelegen werkplek veel geestelijke gezondheidsproblemen met zich meebrengen. Het is algemeen aanvaard dat een kantooromgeving en communicatie met collega's enige stress verlichten en de collectieve teamgeest vergroten. Dit kan niet worden bereikt met collega's die alleen via virtuele media zijn verbonden. Ook het samenbrengen van het team in een vergaderruimte en brainstormen over uitdagingen versnelt de snelheid van oplossingen.

4) Dit is ook een leerpunt voor werknemers die zich nu realiseren dat ze alleen succesvol kunnen zijn in een installatie op afstand als ze bepaalde best practices volgen en zelfdiscipline aan de dag leggen. Enkele van deze maatregelen zijn het creëren van een aparte werkruimte en deze niet samenvoegen met de leefruimte, het handhaven van geluidsbeheersing, het instellen van pauzes, een consistent schema enz. Daarnaast moet er een zekere balans zijn tussen thuiswerken en thuiswerken.

5) Het is belangrijk voor bedrijven om goede communicatie-uitdagingen vast te stellen die werknemers motiveert, teamgeest bezielt en de werknemer herinnert aan het gevoel van missie bij het bereiken van een gemeenschappelijk doel. De kameraadschap die gepaard gaat met samenwerken kan alleen worden bereikt als medewerkers enthousiast zijn over de werkplek. Gedurende deze periode is het de verantwoordelijkheid van managers en teamleiders om hun teams te betrekken bij virtuele teambuildingoefeningen.

Enkele praktische tips voor thuiswerken

Het is essentieel voor werknemers, leiders, managers en organisaties om bepaalde best practices toe te passen om te slagen in deze nieuwe werkomgeving. Oude gewoonten en gebruiken werken niet in deze opstelling. Bedrijven en personeel kunnen kijken naar de volgende best practices:

1) Maak een snelle mentale aanpassing

We zijn zo gewend aan onze routine dat het tijd kost om ons aan een nieuwe routine aan te passen. Het is vooral moeilijker wanneer deze nieuwe routine wekenlang moet werken zonder het huis uit te kunnen. De mentale vermoeidheid wordt na een tijdje duidelijk en het is belangrijk voor leiders om naar deze nieuwe realiteit over te schakelen zonder veel tijd te verspillen. De pandemie zal niet plotseling verdwijnen en zelfs als dat wel het geval was, zal het maanden duren voordat alles 'normaal' wordt. Het is belangrijk dat leiders hun ogen gericht houden en deze verandering omarmen in plaats van te bidden voor een snel einde.

2) Scheid uw werkruimte en leefruimte.

Uw leefruimte is niet uw werkruimte! Het is essentieel om een ​​scheiding tussen beide te hebben om een ​​effectieve praktijk op de werkplek tot stand te brengen. Het maakt je niet alleen productiever op het werk, maar vermindert ook angst en stress. Als je bijvoorbeeld werkt en tegelijkertijd televisie kijkt, zullen je hersenen sneller uitgeput raken en uiteindelijk zal je werk eronder lijden.

3) Neem regelmatig pauze

Het is raadzaam om na elk uur pauze te nemen. Een korte wandeling door de woonkamer of het balkon zal u veel goed doen. Het laadt niet alleen je batterijen op, maar houdt je ook de hele dag energiek. Urenlang zitten en slechts één of twee pauzes per dag nemen, zal het stressniveau alleen maar verhogen. Het is ook erg belangrijk om jezelf de hele dag door gehydrateerd te houden.

4) Houd jezelf "Tech Nieuwsgierig"

Technologie is onze beste vriend (en soms onze enige vriend) tijdens deze lockdownperiode. Technologie kan ons werk gemakkelijker maken en ons helpen onze doelen sneller te bereiken. We zijn ons echter niet altijd bewust van die kleine en handige features in de apps die we dagelijks gebruiken. Ze zijn er met een reden en tegenwoordig hebben we voldoende tijd en motivatie om de fijne kneepjes van deze toepassingen te onderzoeken. We kunnen internetten, vragen aan onze collega's en vervolgens de bevindingen doorgeven. Zo houden we elkaar betrokken en wordt ieders taak makkelijker.

5) Een dagboek bijhouden

Dit zijn unieke omstandigheden en niemand was hiervoor klaar of opgeleid. Ons leren hangt daarom af van het absorberen van onze ervaringen en het hebben van een open oog om deze ervaringen vast te leggen. Het hebben van een dagboek waarin we de lessen noteren en deze vervolgens breed communiceren, kan niet alleen jou, maar ook je team opbeuren.

Laatste gedachten

Over het algemeen is dit een tijd van grote onzekerheid en het succes van dit experiment is zeer subjectief. Organisaties moeten snel de best practices overnemen en zich succesvol aanpassen aan dit 'nieuwe normaal'. De mogelijkheden zijn legio, maar niet iedereen zal slagen. In de woorden van Charles Darwin, de beroemde natuuronderzoeker en grondlegger van de evolutietheorie, is het niet de sterkste die overleeft, maar degene die zich snel aanpast aan veranderingen.